La fattura elettronica è l’inizio di un'innovazione radicale che farà risparmiare alle aziende sino a € 11,5 per ogni fattura emessa. Ed è solo l’inizio.
Il 2016 ed il 2017 sono anni molto importanti per l'introduzione della gestione documentale e dei processi, grazie alle quali le aziende e la pubblica amministrazione risparmieranno una considerevole quantità di denaro. Si comincia con la fatturazione elettronica tra privati che partirà il 1 gennaio del 2017, passando per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione il 14 gennaio 2017, quando entrerà in vigore l’obbligatorietà definita dal Dpcm del 13 novembre 2014 sulle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici.
Questi cambiamenti consentiranno a tutte le aziende private di qualunque dimensione ed a tutti i professionisti di beneficiare di un’innovazione di processo che permetterà loro l’abbandono di processi analogici, vecchi e cartacei. Il vantaggio ovviamente non è solo quello della dematerializzazione cartacea, ma soprattutto quello di avere un processo digitale, compliance con le norme e con gli asset aziendali e che offra risultati concreti in termini di risparmio di costi e snellimento di procedure.
Conservare informazioni invece che documenti significa dopotutto definire policy, procedure, strumenti e regole pratiche per conservare informazioni e significa avere in modo dettagliato i ruoli e le responsabilità degli utenti e degli stakeholders che fanno parte del sistema di record e del processo. Significa infine avere dei modelli organizzativi relazionati alle informazioni che devono essere conservate e non solo ai singoli documenti (come ad esempio un Pdf).
Alcuni tra i vantaggi della digitalizzazione dei processi, che si avranno partendo proprio dalla fatturazione elettronica PA, sono:
- Risparmio tra 7,5 e 11,5 euro a fattura (come indicato dallo Studio dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano).
- Introduzione di un approccio digitale per tutta la filiera di fatturazione, processi annessi. Ciò significa avere a disposizione in digitale l’intero ciclo ordine-pagamento dagli ordini sino al pagamento. Comprese le conferme d’ordine, i documenti di trasporto, le bolle, ecc.
- Introduzione dei workflow e degli stati del processo direttamente in digitale senza processi cartacei e quindi analogici, con dati ed informazioni strutturati e quindi integrabili in qualunque sistema informativo.
- Risparmio di tempo nelle attività di registrazione dei documenti fiscali e contabili.
