Un’applicazione datata e priva di supporto può penalizzare la sicurezza e l’efficienza aziendali. Ecco perché andrebbe sostituita, sviluppando una soluzione moderna e su misura.
Indice
- Cosa significa “software obsoleto”?
- Dalla sicurezza all’efficienza, i rischi del software obsoleto
- Software obsoleto, le sfide organizzative e di business
- Come salvarsi dalle insidie del software obsoleto
- Le buone ragioni per passare a un’applicazione custom
- Le best practice per una transizione efficace
In un panorama tecnologico in continua evoluzione, affidarsi a un software obsoleto è una scelta rischiosa da molteplici punti di vista, perché può inficiare la competitività del business e compromettere la sicurezza dell’intera organizzazione. L’aggiornamento e l’evoluzione del parco applicativo, quindi, diventano pratiche indispensabili da perseguire con un approccio attento e strutturato.
Cosa significa “software obsoleto”?
Che cosa si intende esattamente con “software obsoleto”? Un’applicazione si definisce tale se riconducibile a tre diverse casistiche.
Mancanza di supporto e aggiornamenti limitati
Innanzitutto, “obsoleto” è un software che non è più coperto dal supporto del vendor oppure che dispone di aggiornamenti limitati o poco frequenti. Un’applicazione ormai matura, infatti, se non progettata adeguatamente, diventa complicata da evolvere ed è soggetta a un rischio di regressione tanto più elevato quanto più le funzionalità sono numerose e complesse: un update, una modifica o un’aggiunta di funzionalità potrebbero creare errori inaspettati o problemi laddove prima il funzionamento era corretto.
Software house non più disponibile
L’obsolescenza può verificarsi anche qualora la software house che ha sviluppato l’applicazione sia costretta a chiudere o a ridimensionarsi, perdendo quindi le capacità di fornire gli aggiornamenti. Potrebbe essere il caso tipico di quando si affida il progetto a un professionista freelance, che successivamente abbandona l’attività oppure non ha il tempo e le risorse per seguire l’evoluzione dell’applicazione sul lungo periodo.
Tecnologie core superate
Infine, si definiscono obsolete tutte le applicazioni che dispongono di aggiornamenti regolari, ma che non hanno al core tecnologie moderne, quindi possono presentare limiti tecnologici o di integrazione con i nuovi sistemi.
Dalla sicurezza all’efficienza, i rischi del software obsoleto
Utilizzare software obsoleti significa esporre l’azienda a una serie di rischi importanti, a partire dalle problematiche di sicurezza. Un’applicazione che non beneficia regolarmente delle patch contro le nuove minacce rimane inevitabilmente più vulnerabile agli attacchi informatici. Il problema è particolarmente sentito quando l’azienda sceglie di sviluppare un software custom, piuttosto che acquistare un prodotto di mercato. Infatti, contestualmente alle attività di development, bisogna prevedere un piano di manutenzione strutturato e regolare, che permetta di recepire progressivamente gli updates di sicurezza. Altrimenti, se l’applicazione rimane priva di aggiornamenti troppo a lungo, il rischio è dovere ricorrere a un’operazione di aggiornamento big bang molto dispendiosa in termini di costi, tempi e risorse.
Un’altra criticità del software obsoleto riguarda una drastica riduzione dell’efficienza operativa. Infatti, un’applicazione datata non è in grado di supportare adeguatamente le necessità in divenire del business e i nuovi processi operativi. Così, per sopperire alle mancanze del software, l’azienda ricorre a strumenti e soluzioni esterne, creando silos tecnologici e procedurali. Ciò genera una frammentazione anche nella gestione dei dati, impedendo una vista centralizzata e l’univocità delle informazioni. Il ricorso a un insieme di software poco e male integrati – invece che l’impiego di un’unica soluzione efficiente – mina la produttività degli stessi utilizzatori.
L’inadeguatezza dell’applicazione è rischiosa anche perché potrebbe alimentare il fenomeno della Shadow IT: insoddisfatti delle performance e delle funzionalità del software, gli utenti aziendali potrebbero adottare in autonomia software non autorizzati o pensati per un utilizzo individuale, senza avvertire il team tecnico e con evidenti pericoli per la sicurezza.
Software obsoleto, le sfide organizzative e di business
Oltre alle implicazioni tecniche, l’utilizzo di un software obsoleto si ripercuote anche sul business e sulla competitività aziendale. Ad esempio, le organizzazioni che impiegano applicazioni obsolete potrebbero essere escluse dalla partecipazione a bandi pubblici, che impongono espliciti requisiti tecnologici. Oppure potrebbero essere penalizzate nell’acquisizione di nuovi clienti e partner, se le tecnologie aziendali non risultassero compatibili con i sistemi IT della controparte perché troppo datate oppure non rispettassero le caratteristiche di sicurezza richieste.
Inoltre, le imprese con software obsoleti potrebbero risultare meno attrattive nei confronti dei giovani talenti: lavorare con strumenti ormai superati non offre stimoli di crescita, mentre l’adozione di tecnologie innovative trasmette l’idea di un’azienda che guarda al futuro, contribuisce alla soddisfazione dei dipendenti ed esercita un richiamo verso le nuove leve.
Un ulteriore problema è legato alle competenze: spesso gli esperti delle applicazioni più datate sono ormai prossimi alla pensione e difficilmente si verifica un ricambio generazionale. I giovani professionisti non vengono formati sulle vecchie tecnologie e manca una trasmissione delle conoscenze. Il pericolo, quindi, è ritrovarsi con software che nessuno in azienda sa come gestire.
Come salvarsi dalle insidie del software obsoleto
Insomma, avere in casa un software obsoleto significa andare incontro a rischi e costi nascosti, che spesso l’azienda fatica a riconoscere. Nella maggioranza dei casi, cercare di aggiornare un’applicazione ormai datata si rivela un’operazione complessa, dispendiosa e soprattutto inefficace, se non addirittura pericolosa per il business e impossibile dal punto di vista tecnico e delle competenze.
Ecco perché, per uscire dall’impasse, le aziende dovrebbero valutare l’ipotesi della dismissione e sostituzione del software obsoleto, riscrivendo l’applicazione in modo che sia perfettamente aderente all’organizzazione e ai processi aziendali, più moderna, sicura e funzionale.
I vantaggi dello sviluppo ex novo di un software personalizzato sono numerosi. Innanzitutto, si ottengono tutte le garanzie di soluzioni allo stato dell’arte, progettate per integrarsi con i nuovi ambienti IT, rispondere alle minacce in rapida evoluzione e soddisfare le esigenze presenti e future dell’organizzazione. Un’applicazione custom può rappresentare quindi una forte spinta verso l’innovazione, a beneficio non solo dell’azienda, ma anche di dipendenti, clienti e partner.
Scopri qui tutti i 6 vantaggi di un software personalizzato vs una soluzione standard.
Le buone ragioni per passare a un’applicazione custom
Nonostante i vantaggi evidenziati, la transizione da un software obsoleto a una nuova soluzione custom, può sollevare alcuni timori, ad esempio in merito alla complessità della migrazione o all’impatto sui processi. Ecco, quindi, di seguito una serie di rassicurazioni, buone ragioni e consigli utili per sostituire il legacy obsoleto e riprogettare un’applicazione, minimizzando i rischi e massimizzando i risultati.
Come prima regola, bisogna seguire un percorso di migrazione controllato e progressivo dalla vecchia alla nuova soluzione, evitando qualsiasi effetto big bang.
L’importante è ricordarsi che il vero patrimonio di un’impresa non è rappresentato dalle applicazioni stesse, ma piuttosto dalle informazioni che gestiscono e dai processi che modellano. L’essenza dell’organizzazione, ovvero i dati aziendali e i processi tipici, vengono preservati anche se si riscrive il software. Addirittura, in alcuni casi, l’applicazione è obsoleta ma non il database sottostante, che quindi può essere mantenuto: il nuovo software poggerà sulla stessa base dati senza che sia necessaria alcuna migrazione delle informazioni.
La sostituzione del software obsoleto deve essere vista come un’occasione per razionalizzare l’applicazione favorendone l’allineamento con le necessità aziendali. Nel corso degli anni, l’evoluzione del business spinge l’impresa a rivedere i processi operativi e i software di supporto devono stare al passo.
Riscrivendo l’applicazione, l’azienda ha la possibilità di mettere ordine ai processi costruiti nel tempo, ma anche di ottimizzare la struttura del software, ad esempio facendo pulizia delle funzionalità ormai inutili. Ciò va chiaramente a vantaggio dell’efficienza operativa.
Spesso gli stessi processi aziendali (ad esempio, la prenotazione di una sala all’interno della sede) sono stati implementati in maniera differente dalle varie divisioni, che hanno adottato ciascuna uno strumento diverso per assolvere alle proprie esigenze oppure hanno fatto aggiungere determinate funzionalità al software principale. Così, insieme alla frammentazione dei processi, è cresciuta la complessità del parco applicativo, con la proliferazione di interfacce, voci di menu, tool aggiuntivi e così via. Riscrivere il software offre l’opportunità di identificare, ripensare, migliorare e consolidare tutti i processi analoghi implementati dai vari dipartimenti, mettendoli a fattore comune all’interno dell’applicazione. In questo modo, si razionalizza l’ecosistema di applicazioni che ruotano attorno al software principale e che sono state integrate per supplire alle sue mancanze funzionali. Semplificare il parco applicativo grazie a una nuova soluzione custom significa anche ottenere vantaggi economici, poiché si riducono drasticamente i costi associati alle licenze per prodotti software di mercato.
Le best practice per una transizione efficace
Insomma, dismettere i software datati in favore di nuove applicazioni custom è sicuramente la scelta vincente per ottenere un boost innovativo e arginare i rischi dell’obsolescenza. Tuttavia, per una transizione di successo bisognerebbe tenere a mente alcune buone pratiche metodologiche.
Mettere a fuoco gli obiettivi
Come per qualsiasi progetto, è importante partire con il piede giusto e definire obiettivi chiari. Da qui è possibile ragionare sulle funzionalità e sulle caratteristiche del vecchio software che vanno mantenute oppure eliminate, quindi sulle evoluzioni da implementare in base alle esigenze e ai processi in fieri.
Definire una roadmap
Delineati gli scopi e le evolutive, il secondo step è tracciare una roadmap strutturata per la transizione, che preveda una dismissione graduale della vecchia applicazione con milestone ben definite.
Prevedere un percorso di change management
Fondamentale è quindi stabilire politiche di change management per assicurare agli utenti un passaggio senza traumi ed evitare “crisi di rigetto”. Un errore frequente è la volontà di rompere completamente con il passato e rivoluzionare il modus operandi “tradizionale”. In realtà, è molto più utile mantenere continuità con il software in essere e le abitudini degli utenti, quindi vagliare le pratiche precedenti e preservare quanto potrebbe essere ancora utile.
Curare ogni fase, dall’analisi iniziale alla metodologia di sviluppo
Inoltre, è buona norma utilizzare metodi di sviluppo agili come Scrum, che permettono di definire i requisiti funzionali dell'applicazione a partire dal user story, quindi dalle effettive necessità degli utenti, e solo dopo un’attenta analisi.
Raccogliere feedback e procedere al fine tuning
Durante lo sviluppo del progetto, è importante ottenere feedback da parte degli utenti per sondare l'effettiva rispondenza delle funzionalità applicative alle loro esigenze reali, in uno scambio continuo finalizzato al miglioramento e all’efficacia.
Selezionare correttamente il partner tecnologico
Infine, la selezione del partner per lo sviluppo applicativo è decisiva al fine di decretare il successo della migrazione da software obsoleto. La software house dovrà dimostrare non solo conoscenze e competenze tecniche adeguate, ma anche la capacità di guidare l'azienda verso le scelte corrette, grazie all'ascolto e all’esperienza.
