L’ERP low-code rappresenta un nuovo modello di programmazione che risolve in maniera semplice e definitiva un vuoto operativo aziendale: quello dei processi che il gestionale non copre, spingendo gli utenti a trovare soluzioni tampone al di fuori dei sistemi ufficiali.
Dai flussi approvativi interni alla gestione documentale, dalle comunicazioni tra reparti fino ai microprocessi legati a fornitori, clienti, qualità o logistica, non c’è organizzazione grande o piccola che al suo interno non abbia una lunga lista di attività che non rientrano nelle logiche schematizzate di un sistema ERP. Per gestire queste attività che rimangono fondamentali per la produttività quotidiana, le varie funzioni aziendali risolvono questi processi in modo autonomo, alternativo e destrutturato. Come? Utilizzando fogli Excel, moduli Word, e-mail, chat, documenti condivisi in rete o app sviluppate artigianalmente al di fuori della governance IT istituzionale.
Dagli shadow process allo shadow IT quali sono i rischi
Dal momento che questi flussi informativi non vengono digitalizzati e gestiti in maniera sistemica, la conseguenza è un insieme di workaround e processi ombra che, sfuggendo a ogni controllo ufficiale, non sono tracciati, standardizzati, securitizzati. Nati per rispondere velocemente a un'esigenza contingente, gli shadow process tendono a radicarsi nelle aziende perché per gli utenti rappresentano una pratica veloce e anche l’unica conosciuta.
Tuttavia, la soluzione temporanea tende a generare negli utenti una dipendenza operativa che sfugge a ogni logica di revisione e miglioramento, alimentando rigidità, vulnerabilità e una crescente fragilità strutturale dell'organizzazione. È così che nelle organizzazioni si generano dei veri e propri meta-sistemi informali, spesso mantenuti e adattati manualmente da chi li ha creati. Alcuni esempi? Le richieste di intervento tecnico o manutentivo che viaggiano tra moduli cartacei e messaggi non tracciabili. Le segnalazioni legate alla qualità o alla sicurezza che restano confinate in strumenti estemporanei, senza una storia strutturata. O, ancora, la gestione ferie o l’onboarding del personale, spesso affidata a fogli Excel condivisi.
Si moltiplicano così i punti di accesso non controllati, le versioni discordanti dei dati, le attività duplicate o svolte con strumenti diversi a seconda della persona o del reparto. Il risultato è un deterioramento della qualità informativa, una crescita del rischio operativo e una perdita progressiva di visibilità strategica sui processi, con impatti tangibili su efficienza, compliance e capacità decisionale.
Zefiro: l’ERP low-code per digitalizzare i processi fuori ERP
Progettata per ridurre la distanza tra chi conosce i processi e chi ha il compito di digitalizzarli, Zefiro è la soluzione massimamente intuitiva e funzionale che Make IT ha creato per offrire un approccio sistemico all’ERP low-code. La piattaforma consente alle aziende di strutturare e governare, in modo semplice e scalabile, tutti quei processi che non sono previsti dal gestionale in uso ma sono necessari all'operatività di qualsiasi line of business.
In qualità di specialista software con una profonda conoscenza delle dinamiche aziendali e dei problemi quotidiani degli utenti e delle aziende, Make IT ha realizzato un ambiente flessibile, completamente configurabile, che consente di disegnare e attivare processi digitali anche complessi senza scrivere codice, abilitando un ERP low-code che, evitando la proliferazione di strumenti non integrati e sistematizzati, offre alle aziende la soluzione definitiva allo Shadow IT e ai processi ombra.
Low-code platform: cosa sono, perché e quando adottarle
ERP low-code: la soluzione che piace agli utenti e all'IT
La logica di Zefiro si basa su tre elementi chiave:
- la modellazione dei processi tramite interfacce drag & drop,
- la creazione di form e documenti digitali con metadati personalizzati,
- l’attivazione di workflow approvativi, operativi o informativi su misura.
Ogni processo viene tracciato, monitorato e reso accessibile secondo livelli di visibilità coerenti con la struttura organizzativa. Più in dettaglio, l’approccio low-code consente anche a figure non tecniche di contribuire in modo attivo alla configurazione delle soluzioni, valorizzando la conoscenza operativa e accorciando i tempi di realizzazione. Al tempo stesso, il reparto IT mantiene piena visibilità e controllo sull’architettura applicativa, sulla sicurezza dei dati, sull'integrabilità della piattaforma e sulla gestione granulare di ruoli e permessi. In questo modo, ogni flusso digitalizzato rientra in un disegno coerente con le logiche di governance IT riportando ordine, tracciabilità e visibilità strategica anche nei processi normalmente esclusi dall’ERP. Ogni processo realizzato con Zefiro si integra in un ecosistema digitale coeso, governato e sicuro, capace di evolvere con agilità insieme all’organizzazione.
Come Due Torri ha digitalizzato il ciclo fornitore con l’ERP low-code
Tra le realtà che hanno scelto di adottare un ERP low-code per risolvere la gestione destrutturata di processi c’è Due Torri, azienda storica specializzata nella logistica integrata. La direzione aveva necessità di eliminare tutti i processi ombra associati alla gestione dei fornitori risolti utilizzando micro-applicazioni sviluppate in MS Access, e-mail, fogli Excel flussi manuali cartacei per sostituirli con un ambiente digitale centralizzato, strutturato e integrato.
«Il nostro Supplier Lifecycle Management era basato su una serie di soluzioni sviluppate in urgenza per tamponare di volta in volta esigenze concreta ma non particolarmente core, nate per esigenze specifiche – spiega Fabrizio Gurrieri, responsabile IT di Due Torri –. Il problema era che, nel tempo, non solo questi processi si sono moltiplicati: molti sono diventati obsoleti. Il che comportava continue richieste di intervento per mantenere queste soluzioni compatibili con le nuove esigenze di business e con l’evoluzione tecnologica dell’infrastruttura.».
Per digitalizzare i flussi legati alla gestione degli Ordini di Acquisto, all’accreditamento fornitori, alla documentazione qualità e ai driver di fatturazione, la direzione ha scelto la piattaforma Zefiro. Con il supporto consulenziale di Make IT, Due Torri ha introdotto un modello ERP low-code capace di valorizzare il know-how interno dei vari reparti aziendali, per creare processi digitali personalizzati perfettamente integrati nel sistema informativo aziendale. Il risultato è una soluzione altamente configurabile e scalabile, che coniuga velocità di sviluppo, coerenza architetturale e autonomia gestionale, nel pieno rispetto delle policy aziendali.
«Con Zefiro siamo passati da un modello frammentato a un sistema strutturato – aggiunge Gurrieri –: ogni nuovo processo che non può essere risolto da un modulo ERP viene creato e configurato direttamente lato IT internamente a quattro mani con i power user interessati. Questo ci ha permesso di guadagnare tempo, aumentare il livello di controllo e migliorare la qualità operativa e informativa in tutta l’organizzazione».
I benefici tangibili della piattaforma low-code Zefiro e prospettive future
Il progetto ha richiesto l’implementazione delle architetture di produzione e di test. A detta del manager, una volta superata questa fase iniziale, la curva di apprendimento degli utenti si è abbassata rapidamente.
«Zefiro ha dimostrato di essere una piattaforma realmente abilitante: capace di supportare la complessità, ma anche sufficientemente flessibile – ha concluso Gurrieri –. La digitalizzazione del ciclo del fornitore non è stata solo un progetto IT, ma un vero e proprio salto di qualità perché ci ha permesso di abbattere la barriera tecnologica che spesso separa chi conosce i processi da chi scrive il codice.».
L’integrazione della piattaforma con l’infrastruttura IT esistente, in particolare con Active Directory, ha reso possibile gestire ruoli, permessi e visibilità in modo granulare, replicando fedelmente la struttura organizzativa aziendale.
