Per molti enti pubblici territoriali, il tema dell'evoluzione infrastrutturale si scontra con una realtà ben nota: budget limitati, sistemi cresciuti nel tempo, forte dipendenza da installazioni on-premise e difficoltà nel sostenere costi ricorrenti legati a piattaforme proprietarie.
A questo si aggiunge la necessità di garantire continuità del servizio, sicurezza e uniformità operativa su sedi distribuite, spesso senza poter contare su strutture IT dedicate o competenze specialistiche sempre disponibili. In questo contesto, diventa strategico trovare modelli tecnologici capaci di valorizzare l’infrastruttura esistente, contenere i costi e allo stesso tempo accompagnare l’evoluzione dei servizi digitali.
Il percorso intrapreso da CUBI (CUBI - Culture | Biblioteche | In rete), una delle reti bibliotecarie territoriali più estese della Lombardia, rappresenta in questo senso un esempio concreto e replicabile: una migrazione al cloud open source pensata come leva per migliorare governabilità, continuità operativa e sostenibilità nel lungo periodo. In questo modello il valore risiede nel layer applicativo open source, indipendente dalla piattaforma di erogazione e quindi aggiornabile, integrabile e governabile in modo autonomo, senza vincoli di vendor.
La business continuity come requisito dei servizi pubblici territoriali
Il valore del cloud open source nel contesto della pubblica amministrazione locale, chiamata a garantire continuità, sicurezza e uniformità del servizio in contesti distribuiti e con risorse limitate, risiede nella possibilità di centralizzare e governare i servizi digitali senza perdere controllo sull’architettura applicativa e sui dati.
Gli enti locali – reti bibliotecarie, Comuni, unioni, consorzi e reti di servizio al pubblico come le biblioteche – operano su sedi remote con infrastrutture eterogenee, applicativi stratificati nel tempo e risorse IT ridotte. In questo scenario, garantire disponibilità, sicurezza e uniformità del servizio non è solo un requisito tecnico, ma un impegno verso cittadini e comunità.
Assicurare operatività costante a fronte di eventi imprevisti come guasti hardware, problemi di rete, malfunzionamenti, sovraccarichi o interruzioni di servizio diventa complesso quando non si dispone di competenze specialistiche sempre disponibili.
È qui che il cloud open source introduce un elemento distintivo rispetto ad altri modelli: l’erogazione degli applicativi in cloud consente di spostare posta, collaboration e gestione documentale in un ambiente centralizzato, mantenendo al tempo stesso libertà di integrazione, adattamento e controllo sui servizi.
Un approccio che alleggerisce le sedi locali da attività di manutenzione, aggiornamento e presidio sistemistico, e che permette di costruire continuità operativa senza introdurre dipendenze rigide da piattaforme proprietarie o modelli di licensing vincolanti.
Questo modello riduce il carico gestionale distribuito, consolida i flussi applicativi e migliora sicurezza e interoperabilità, mantenendo libertà di integrazione, personalizzazione ed evoluzione nel tempo: aspetti particolarmente rilevanti per organizzazioni pubbliche caratterizzate da infrastrutture eterogenee e cicli di investimento lunghi.
In questo modo, il cloud open source non si limita a offrire benefici operativi analoghi a quelli delle soluzioni proprietarie, ma diventa una leva strategica per governare la complessità, superare la frammentazione e garantire continuità operativa a tutte le sedi della rete senza lock-in tecnologici.
Un’infrastruttura distribuita da uniformare: le esigenze di CUBI
È proprio all’interno di questa cornice che si inserisce il percorso di CUBI (CUBI - Culture | Biblioteche | In rete), una delle reti bibliotecarie territoriali più estese della Lombardia. Garantire continuità del servizio su tutte le 70 sedi e governare un sistema che coinvolge 350 postazioni, 170 stampanti e oltre 250 operatori distribuiti su 59 Comuni richiedeva un’evoluzione profonda del modello di gestione IT.
«Nel tempo l’infrastruttura della rete si è sviluppata in modo progressivo, rispondendo a esigenze operative specifiche delle singole sedi - spiega Alessandro Agustoni, direttore facente funzione di CUBI -. Questo ha portato a una stratificazione tecnologica fatta di soluzioni eterogenee, installazioni locali differenti e componenti applicative non sempre allineate. Il risultato era una complessità crescente, che rendeva difficile garantire aggiornamenti puntuali, monitoraggio costante e un livello di servizio uniforme su tutte le biblioteche»,
La gestione on-premise amplificava ulteriormente queste criticità, aumentando il carico di manutenzione e i rischi di interruzione del servizio.
«Ogni intervento richiedeva tempo, coordinamento e competenze non sempre disponibili in modo continuativo – aggiunge Agustoni -. In un contesto come il nostro, distribuito e con risorse IT limitate, questo impattava direttamente sulla capacità di garantire continuità operativa e qualità del servizio ai cittadini».
Da qui l’esigenza di individuare un modello più centralizzato e scalabile, in grado di semplificare la gestione complessiva dell’infrastruttura senza sacrificare affidabilità e controllo. L’obiettivo era superare la frammentazione accumulata negli anni e costruire un ambiente più governabile, capace di sostenere l’operatività quotidiana della rete e di accompagnarne l’evoluzione nel tempo.
Come e perché ha vinto l’open source
Per concretizzare questa transizione, CUBI ha avviato una valutazione comparativa tra diverse soluzioni cloud disponibili sul mercato. La necessità di mantenere elevata compatibilità con l’infrastruttura Linux esistente, di contenere i costi ricorrenti e di garantire flessibilità nel lungo periodo ha orientato la scelta verso un ambiente open source.
In questo quadro, ha assunto un ruolo centrale un ecosistema applicativo composto da quattro tecnologie open source mature, robuste e consolidate:
- Zimbra, per la gestione della posta elettronica e della collaborazione quotidiana
- Nextcloud, come piattaforma di condivisione file, lavoro documentale e coordinamento operativo
- Collabora, per l’editing online dei documenti in modo interoperabile con gli standard più diffusi
- Zabbix, per il monitoraggio costante delle risorse e dei servizi critici
Queste applicazioni, integrate tra loro e pienamente compatibili con l’infrastruttura preesistente, offrivano un equilibrio più favorevole tra funzionalità, interoperabilità e sostenibilità rispetto alle suite proprietarie, permettendo di valorizzare gli investimenti e le competenze già consolidate nel tempo.
Per l’esperienza maturata in progetti analoghi all’interno della PA locale e per la capacità di integrare in modo coerente architetture cloud basate su software open source è stato scelto come partner tecnologico Make IT.
Dalla scelta alla soluzione: come Make IT ha guidato la migrazione al cloud open source
Prima di avviare la migrazione, Make IT ha definito il perimetro progettuale, fondato su una fase di analisi rigorosa finalizzata a comprendere in profondità l’ecosistema tecnologico della rete. Tra marzo e aprile 2023 il team ha svolto un’attività di assessment che ha ricostruito lo stato reale delle installazioni esistenti, la distribuzione dei dati nelle diverse sedi, le dipendenze tra applicativi e le modalità operative consolidate negli anni.
Questa diagnosi preliminare è stata decisiva: ha permesso di individuare criticità, ridondanze e punti di fragilità che avrebbero potuto compromettere la continuità del servizio.
A partire da queste evidenze, Make IT ha progettato un percorso di migrazione progressivo e controllato, definendo una roadmap che garantisse stabilità e prevedibilità durante tutte le fasi. La strategia adottata non si limitava a spostare applicativi in cloud, ma mirava a costruire un ambiente unificato, affidabile e governabile, in cui posta, collaborazione, documenti e monitoraggio potessero operare in modo integrato.
Per rispondere ai requisiti di sicurezza, protezione dei dati e sovranità richiesti agli enti pubblici, l’intero stack applicativo è stato collocato in un’infrastruttura cloud europea selezionata da Make IT. Questa scelta ha permesso di centralizzare la gestione, garantire livelli più elevati di controllo e allineare nativamente la piattaforma ai vincoli normativi della PA.
Il passaggio in produzione, risolto in tre mesi, ha seguito una logica graduale che ha permesso di attivare i servizi mantenendo costante la disponibilità delle funzionalità essenziali. Le attività più delicate hanno riguardato la gestione della posta elettronica e dei file condivisi. La migrazione verso Zimbra ha richiesto una mappatura puntuale dei volumi preesistenti, mentre il trasferimento di centinaia di gigabyte verso Nextcloud ha comportato la revisione dei flussi documentali per preservare coerenza e continuità. In parallelo, Make IT ha implementato un server LDAP per la gestione centralizzata di utenti e autorizzazioni, garantendo un’identità unica per tutti i servizi.
Il modello operativo sviluppato da Make IT ha permesso di migrare i dati senza interrompere le attività: la copia è stata eseguita in background, mantenendo attivi i sistemi precedenti, mentre il passaggio definitivo ha comportato un downtime di poche ore in una giornata programmata. Grazie al lavoro di integrazione di Make IT, l’autenticazione è stata unificata: gli operatori accedono a tutti i servizi cloud con le stesse credenziali utilizzate per il login al PC, in un modello coerente, semplice e gestibile sia per gli utenti sia per gli amministratori.
Nuovi strumenti, nuove competenze: la formazione che abilita l’adozione
La migrazione al cloud open source non si è limitata alla sostituzione delle piattaforme, ma ha previsto un percorso di accompagnamento che garantisse a tutti gli operatori la piena padronanza del nuovo ecosistema. Per questo motivo, Make IT ha affiancato CUBI con un programma di formazione strutturato, progettato per rendere la transizione non solo tecnicamente efficace, ma orientata alle persone.
Gli amministratori di sistema hanno seguito sessioni approfondite dedicate alla comprensione delle logiche applicative, alle modalità di configurazione e alla gestione centralizzata degli utenti e delle autorizzazioni. L’obiettivo era costruire autonomia operativa, riducendo la dipendenza da interventi esterni e permettendo alla rete di governare direttamente le principali attività quotidiane.
Parallelamente, gli operatori delle biblioteche sono stati formati sull’utilizzo pratico e quotidiano di Zimbra, Nextcloud e degli altri strumenti introdotti, con un focus specifico sulle funzionalità collaborative e sulla gestione dei documenti. Tutti gli incontri si sono svolti da remoto tramite videoconferenza, una modalità che ha facilitato la partecipazione anche dalle sedi più periferiche e ha consentito di organizzare sessioni flessibili calibrate sulle esigenze dei diversi gruppi di lavoro.
Il percorso di apprendimento ha avuto un impatto immediato: nonostante l’introduzione di nuove funzionalità, l’ambiente cloud è stato percepito come familiare e coerente con le abitudini operative degli utenti. Questo ha accelerato l’adozione, ridotto i tempi di apprendimento e contribuito a costruire un ecosistema più moderno, omogeneo e governabile.
I vantaggi del cloud open source per CUBI
La migrazione al cloud open source ha permesso a CUBI (CUBI - Culture | Biblioteche | In rete) di ripensare in modo strutturale la gestione dei servizi digitali, trasformando un’infrastruttura complessa e distribuita in un ambiente più stabile, uniforme e governabile. Oggi operatori e amministratori possono accedere agli strumenti di posta, collaborazione e gestione documentale da qualsiasi luogo e dispositivo, continuando a lavorare anche in presenza di imprevisti o criticità tecniche nelle singole sedi.
La standardizzazione dei client e la centralizzazione degli aggiornamenti hanno ridotto la frammentazione che caratterizzava gli ambienti on-premise, permettendo di mantenere allineati sistemi e applicativi in tutte le 70 biblioteche della rete. Allo stesso tempo, il cloud open source ha facilitato la progressiva dismissione dei server locali, con benefici tangibili in termini di efficienza operativa, manutenzione e sostenibilità economica.
Il passaggio al cloud europeo, unito all’adozione di strumenti open source, ha migliorato il livello complessivo di sicurezza, continuità e interoperabilità, offrendo un’infrastruttura più resiliente e capace di adattarsi alle esigenze future della rete bibliotecaria.
Supporto avanzato e governance applicativa per garantire stabilità nel lungo periodo
Pur avendo raggiunto un’elevata autonomia nella gestione dei nuovi strumenti, CUBI continua ad affidarsi a Make IT per quattro ambiti operativi che richiedono competenze specialistiche e presidio continuativo:
- Supporto di secondo livello, per la gestione dei casi più complessi e per l’analisi tecnica delle anomalie che non possono essere risolte dalle sedi.
- Monitoraggio sistemistico, necessario per verificare in modo proattivo lo stato dei server, dei servizi e delle componenti applicative, intervenendo prima che eventuali criticità impattino sulle biblioteche.
- Gestione e manutenzione delle applicazioni, inclusi aggiornamenti, patch, configurazioni e ottimizzazioni dell’ecosistema Zimbra, Nextcloud, Collabora, OCS Inventory e Zabbix.
- Sviluppo delle evolutive, per adattare e ampliare nel tempo le funzionalità del sistema in base alle esigenze operative della rete.
A queste attività si aggiunge l’introduzione del nuovo sistema di ticketing basato su OTRS Znuny, soluzione open source che consente di tracciare in modo strutturato le richieste, classificare le priorità e gestire i flussi di assistenza con maggiore tempestività e trasparenza. Questo set di attività garantisce alla rete una gestione stabile e prevedibile del nuovo ambiente, con un presidio tecnico costante che tutela continuità del servizio e qualità del supporto.
