Lo “smart working”, aumenta la produttività e favorisce il benessere dei lavoratori
“Bilanciare in modo migliore vita e lavoro.”
“Lavorare da remoto migliora la produttività.”
“Il lavoro “agile” migliora la nostra società.”
Questi sono i contenuti pubblicati in molti giornali nei primi mesi del 2017, in seguito all’emanazione di un decreto che suggerisce e consiglia il lavoro “smart” alle pubbliche amministrazioni e ad una serie di indagini svolte in alcune aziende private italiane.
“Smart working” è un’espressione che si sente pronunciare sempre più spesso, ma cosa si intende realmente con questo termine?
Lo smart working (dall’inglese, lavoro intelligente) si pone l’obiettivo di migliorare le condizioni di lavoro, la produttività delle aziende e soprattutto, la qualità della vita delle persone.
A quanti sostengono una modalità di lavoro più “tradizionale”, sembrerà impossibile pensare ad una situazione vantaggiosa dalla quale sia l’azienda che il lavoratore possano trarre beneficio. Recenti studi e indagini autorevoli, però, confermano la fattibilità e la sostenibilità di questo nuovo approccio al lavoro. Ciò, risulta in particolare dalle ricerche commissionate da Regus, multinazionale che opera a livello globale offrendo spazi di lavoro flessibili e dalle sperimentazioni svolte direttamente dal Gruppo Carisbo.
L'importanza dello Smart Working per le imprese
Gran parte dei lavoratori che hanno sperimentato la modalità di lavoro smart sono concordi nel dire che l’attività da remoto favorisce la concentrazione perché preserva dalle distrazioni presenti su tutti i luoghi di lavoro (dalle piccole e poco importanti richieste “mangia tempo”, al rumore dei telefoni dei colleghi che squillano e disturbano di continuo).
Anche molti manager stanno valutando come positiva questa nuova modalità di lavoro.
Da recenti interviste, oltre metà di loro ha dichiarato che, concedere al proprio team uno o due giorni a settimana in cui lavorare da remoto, è un obiettivo da raggiungere a breve termine. Questo perché motivati anche dalle dichiarazioni di molti lavoratori “smart” che affermano che lavorare da remoto aiuta ad essere più vicini ai clienti attuali o potenziali soprattutto in caso di riunioni importanti o situazioni di emergenza.
In sintesi lo smart working aiuta a conciliare meglio vita privata e lavorativa, consentendo di rispondere a qualsiasi necessità in maniera pronta ed immediata, andando ad impattare positivamente sull’ambiente e sulla qualità della vita dell’intera comunità, riducendo inutili spostamenti in auto che rappresentano una delle prime cause d’inquinamento atmosferico.
Con questa modalità di lavoro flessibile e smart, il lavoratore ha il vantaggio di trarre profitto sia in termini di tempo risparmiato, che di riduzione dello stress poiché evita di dover raggiungere quotidianamente l’ufficio in cui ci sono, in moltissimi casi, solo strumenti che già possiede nel suo ambiente domestico come il computer e il telefono.
Quali sono i metodi per le aziende che utilizzano lo smart working?
Se un’azienda vuole introdurre metodi di lavoro smart non deve preoccuparsi solo dell’acquisizione delle periferiche hardware, ma soprattutto di quelle software che possono accrescere la propria attività in termini di fatturato, migliorando notevolmente anche la qualità di vita e di lavoro dei propri dipendenti.
BYOD, acronimo inglese di bring your own device (porta il tuo dispositivo) è un concetto figlio dello smart working cioè del lavoro flessibile e intelligente. Un notebook e uno smartphone infatti, sono gli unici strumenti (spesso forniti dalla propria azienda) che molti lavoratori utilizzano e a volte, già possiedono a casa propria o riescono a trovare in molti ambienti pubblici.
La questione da risolvere non sta quindi nei sistemi da implementare nella propria azienda, ma nei servizi da utilizzare.
Il concetto è semplice. Se un lavoratore può lavorare lontano dall’ufficio, deve essere messo in grado di farlo proprio come se fosse in ufficio. Parliamo quindi di mail, documenti, calendari, messaging, software di office automation, sistemi che molto spesso sono stati oggetto di centralizzazione e di privatizzazione all’interno delle reti aziendali.
Questi strumenti vanno ripensati, non più come mondi chiusi o utili solo a far comunicare internamente colleghi che condividono fisicamente la stessa sede, ma come strumenti liberi, in grado di mettere in comunicazione aziende e dipendenti o più semplicemente persone.
Qual è la soluzione più efficace che le aziende possono adottare per favorire lo smart working?
La soluzione più efficace è senz’altro il cloud, la nuvola tecnologica che ci consente di fornire servizi accessibili ad ogni computer in grado di accedere ad internet.
I grandi colossi dell’informatica infatti si muovono su questo campo già da tempo.
Tutti noi conosciamo la suite di Google e il suo ecosistema (Google Mail per la posta elettronica, Drive per l’archiviazione documentale e Documents per la redazione condivisa dei documenti). Sicuramente sono in molti ad avere già utilizzato la suite “Microsoft Office 365, probabilmente provandola gratuitamente, dopo aver acquistato un pc con un recente sistema operativo Windows).
Entrambe le suite, quella di Google e di Microsoft, offrono all’utilizzatore le stesse funzionalità:
- Il servizio di mail e calendari
- La possibilità di archiviazione documentale con accesso da remoto
- La capacità di collaborare condividendo file con altri colleghi
- La facoltà di effettuare online attività di editing dei propri documenti (utilizzandolo sul client in tandem con l’editing)
- La creazione di un ambiente integrato e di una piattaforma di fruizione unificata
- La capacità di accedere ai file da smartphone o tablet e di gestire i file anche offline
Nonostante questo, Google e Microsoft forniscono un servizio totalmente decentrato che, pur liberando l’utilizzatore dalla necessità di installare ed effettuare attività di manutenzione della piattaforma, pone molteplici dubbi in termini di sicurezza e privacy dei dati.
Anche se alcune aziende hanno già adottato o valutato uno di questi sistemi di smart working in cloud, acquistando per i dipendenti licenze enterprise, nella maggior parte dei casi però sono i singoli dipendenti a disporre privatamente di account gratuiti della suite di Google o della versione basic di Microsoft Office 365.
L’utilizzo di servizi privati a scopo lavorativo è un problema noto come “Shadow-IT” che significa che le metodologie di lavoro e controllo sui file sfuggono alle direttive aziendali e alle più banali logiche di sicurezza e backup. Questo, deriva spesso dai dipendenti che reputano ormai limitati e obsoleti i sistemi e i servizi offerti dalla propria azienda.
Yacme offre 'Open Cloud' per lo smart working
Yacme vuole quindi offrire una soluzione a diverse problematiche offrendo una soluzione semplice ed efficace a tutti coloro che vogliono ridurre i costi e massimizzare i profitti della propria impresa, appoggiando appieno la filosofia dello smart working per:
- Rendere in primo luogo lo smart working una realtà tangibile
- Contribuire ad eliminare il problema della Shadow-IT
- Ridurre i costi rispetto all’acquisizione di una costosa suite proprietaria.
La nostra azienda forte della sua grande conoscenza del mondo dei software open source, propone alle aziende una soluzione semplice, efficace ed economica, la piattaforma “Open Cloud”.
Con questa soluzione vogliamo offrire ai nostri clienti servizi di smart working di livello enterprise ad un costo estremamente ridotto, rispetto alle già citate suite di Google e Microsoft, pur mantenendo un set di funzionalità simile e in molti casi superiore ai prodotti proprietari.
Gli usi di Open Cloud
L’Open Cloud di Yacme infatti è una suite che offre tutti i servizi richiesti in un mondo di lavoro flessibile e “smart”:
- La capacità di gestire agevolmente il servizio di Posta elettronica
- Il servizio di Messaging e Chat testuali
- La possibilità di condividere i Calendari con i propri colleghi
- La capacità di effettuare lo Storage di file e documenti
- La possibilità di effettuare attività di Elaborazione documentale e Collaboration tra uno o più gruppi di lavoro
- L’opportunità di operare da Smartphone o Tablet
In aggiunta, Open Cloud è basato su uno “stack” software estremamente duttile, con il quale è possibile realizzare facilmente integrazioni e sviluppi custom in base alle necessità del singolo cliente attraverso l’utilizzo di diverse tecnologie:
- Zimbra, utile per la gestione della posta elettronica, del messaging e dei calendari è un software open source utilizzato da migliaia di utenti a livello mondiale.
- NextCloud, per la realizzazione di cloud privati, è il miglior software open source che permette di realizzare sistemi di condivisione e storage di file (stile Dropbox o Google Drive) mantenendo un controllo totale dei dati.
- oCloud.de e NextCloud sono app per Android/iOS che consentono l’accesso in mobilità ai documenti di NextCloud.
- Collabora Online, punta di diamante della suite, nuovissima tecnologia sviluppata da esperti di LibreOffice (software di office automation ormai notissimo, con il quale Yacme lavora con estrema soddisfazione da molti anni), che porta sul cloud la potenza di LibreOffice arricchendolo di funzionalità collaborative avanzate proprio grazie al cloud.
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