Sistemi di Gestione Documentale

Cos'è la Gestione Documentale?

Un sistema di Gestione Documentale è una soluzione software utilizzata per monitorare, gestire e archiviare documenti, riducendo così in modo rilevante la carta.

A seguito dell'introduzione dei Sistemi Gestionali le aziende e le pubbliche amministrazioni hanno infatti potuto constatare che, nonostante un oggettivo e generalizzato miglioramento delle organizzazioni, il permanere dei documenti in forma cartacei non consentiva di eliminare le gravi inefficienze relative alla ricerca ed alla condivisione delle informazioni. Solo informatizzandoli i documenti possono essere ricercati e condivisi in modo veloce ed efficiente.

Le caratteristiche di un sistema di Gestione Documentale sono rappresentate dalle seguenti componenti.

Documento: qualsiasi documento, sia generato in forma elettronica (da word processing o foglio elettronico, immagine, video) che cartacea, può essere inserito in un sistema di Gestione Documentale. Ovviamente il documento cartaceo deve essere prima acquisito con uno scanner.
Ricerca: generalmente avviene tramite i “metadati”. I metadati sono informazioni caratteristiche di ogni “tipo di documento” (ad es. per il tipo documento “fattura” si possono definire i metadati: cliente, numero fattura, data emissione, importo) che consentono di ricercare semplicemente e velocemente il documento archiviato. Prima di archiviare un documento è quindi opportuno che sia stato definito il "tipo documento" a cui appartiene ed associargli i relativi metadati.
La ricerca può essere effettuata anche all'interno dei documenti, ad esempio ricercando un testo preciso, in questo caso viene chiamata ricerca “full text” ed è generalmente utilizzata per attività poco strutturate.
Indicizzazione: qualsiasi sistema di gestione Documentale è dotato di un data base di indici che consentono il veloce recupero dei documenti. Generalmente il recupero dei documenti avviene tramite i metadati, ma può avvenire anche tramite testi estratti dai documenti.
Pubblicazione: un documento acquisito dal sistema di Gestione Documentale, viene reso fruibile (in lettura, modifica, cancellazione) dagli utenti, sulla base dei diritti degli utenti stessi.
Sicurezza: la sicurezza dei documenti è di fondamentale importanza. Generalmente la visione, la modifica e la cancellazione dei documenti vengono consentite sulla base di un sistema di gestione dei diritti che possono appartenere al singolo utente od a gruppi di utenti e sono messi in relazione con i singoli documenti o il “tipo documento”. Spesso la sicurezza del sistema di Gestione Documentale viene integrata con la sicurezza della intranet aziendale.
Integrazione: la semplicità di integrazione è una delle principali caratteristiche di un sistema di Gestione Documentale. E' infatti di fondamentale importanza che gli utenti di applicativi Gestionali abbiano la possibilità di ricercare e visualizzare i documenti di cui hanno bisogno senza dover uscire dalle loro applicazioni. E' altresì importante che le informazioni già inserite nel sistema di Gestione Documentale non debbano essere imputate di nuovo nel Gestionale, ma acquisite informaticamente.

Make IT da più di dieci anni progetta e realizza soluzioni di Gestione Documentale per importanti aziende e Pubbliche Amministrazioni. Sulla base di questa grande esperienza abbiamo maturato la convinzione che le aziende abbiano bisogno di soluzioni semplici da utilizzare e da personalizzare. Per questo motivo abbiamo realizzato le soluzioni di Gestione Documentale miOrganizzo e Zefiro.

Il sistema di Gestione Documentale e Gestione dei Processi sviluppato da Make It

miOrganizzo è il prodotto nato da questa nostra esperienza, ricco di funzioni per l'utente già pronte che spaziano dalla definizione semplificata dei “tipi documento”, che consente di estendere la Gestione Documentale a tutti gli uffici dell'azienda in modo semplice e senza l'intervento di tecnici informatici, alla gestione dei collegamenti tra i documenti, alla definizione di “fascicoli” in cui sono contenuti documenti eterogenei. L'introduzione della Gestione Documentale di miOrganizzo è realmente in grado di portare un grande contributo al miglioramento della produttività di qualsiasi azienda o pubblica amministrazione.

L'addon Alfresco che rende semplice la Gestione Documentale

Zefiro è l'add on della soluzione open source Alfresco che propone una nuova interfaccia utente orientata al tipo documento, semplice, evoluta, responsive e fortemente mirata alla produttività. Grazie a Zefiro la Gestione Documentale open source di Alfresco è diventata realmente semplice da utilizzare.