La gestione dei documenti amministrativi e commerciali è l’attività più onerosa degli uffici amministrativi.
La Gestione Documentale di miOrganizzo consente di archiviare qualsiasi documento e rendere facile qualsiasi ricerca, in totale sicurezza.
I tempi di lavorazione dei documenti si riducono sensibilmente perché le informazioni sono sempre immediatamente disponibili, anche in formato report (fatture non incassate, pagamenti in scadenza, ordini da lavorare, rimborsi spese del mese, piano ferie etc..), evitando così le singole selezioni e le gestioni manuali.
Associando ad ogni documento alcuni metadati (informazioni che lo individuano) e classificando i documenti in tipologie la gestione documentale si semplifica e l'attività amministrativa ne guadagna in produttività.
Con la funzione di Configurazione tipi documento e metadati si può creare qualunque tipo di documento, senza la necessità di coinvolgere i tecnici informatici.
Con pochi semplici passi è possibile:
- Creare il nuovo tipo di documento.
- Associare i metadati sui quali si baseranno le ricerche.
- Creare eventuali collegamenti con altri tipi di documenti.
- Profilare i diritti dell’utenza.
Terminati i passi di configurazione miOrganizzo è subito pronto per l’inserimento dei nuovi documenti.
La semplicità di configurazione e di diffusione del documentale consente di ridurre al minimo o addirittura annullare l’utilizzo del cartaceo con tutti i benefici che questo comporta:
- Disponibilità immediata dell’informazione a tutti gli aventi diritto.
- Riduzione (annullamento) dei tempi di ricerca.
- Annullamento dei tempi di copia dei documenti.
- Riduzione dei costi per la carta e le spedizioni.
La Gestione Documentale di miOrganizzo offre all'organizzazione aziendale gli strumenti giusti per fare un grande salto produttivo.