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 Moduli Applicativi
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Vendite - Gestione pratiche del ciclo attivo: offerte, ordini, bolle, fatture
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L’ufficio commerciale e l’amministrazione utilizzano
vBOX per la gestione delle offerte e degli ordini il primo e delle
bolle e fatture il secondo.
Le
procedure risultano più semplici
e organizzate e vengono creati
fascicoli digitali per l’archiviazione e la conservazione delle pratiche
cliente. Risulta così estremamente
facile il collegamento
di un documento “fattura” ad
un documento “bolla” o “offerta”
della stessa pratica cliente.
La possibilità di salvare query
di ricerca e di creare report
personalizzati in questa area è
particolarmente utile in quanto
permette di fare aggregazione
di dati per valutare situazioni
finanziarie ed economiche di un
determinato periodo. |
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Acquisti - Gestione pratiche del ciclo passivo: pratiche di fatturazione passiva,controllo e pagamento fatture,
comunicazioni ai fornitori
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l’ufficio acquisti e l’amministrazione
utilizzano vBOX sia per il controllo delle
fatture passive da mettere in pagamento, sia per
l’autorizzazione al pagamento
stesso secondo lo
scadenziario.
Inoltre è in
grado di gestire per tutti
i fornitori censiti le comunicazioni
relative alle date
di pagamento ed agli
estratti conto.
È possibile
inoltre impostare report
periodici per controllare
le passività e pianificare
i pagamenti in funzione
della liquidità delle banche.
La documentazione
viene archiviata e conservata
in modo da rendere
semplice la successiva ricerca
e consultazione.
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Risorse Umane - Richiesta ferie,
rimborso spese,
recapito cedolini,raccolta e gestione CV
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Richiesta Ferie: l dipendente richiede ferie e permessi che
saranno autorizzati dalla persona che secondo l’organigramma
ne è il diretto responsabile. Il processo viene tracciato e
ad ogni passaggio (richiesta, controllo, approvazione) vengono
inviate segnalazioni agli interessati
Rimborsi spese: il dipendente che va in trasferta carica le
spese sostenute su vBOX. L’amministrazione inoltrerà la richiesta
alla persona che secondo l’organigramma ne è il
diretto responsabile per controllo e approvazione. Una volta
ottenuta l’approvazione, l’amministrazione procederà al
rimborso secondo le policy aziendali e ne darà notifica al
dipendente
Recapito cedolini: l’amministrazione recapita mensilmente i
cedolini paga ai dipendenti, i quali possono stamparli, salvarli
in una cartella locale o creare un archivio protetto su
vBOX per successive consultazioni.
Raccolta e gestione CV: l’ufficio personale ha la possibilità di gestire i CV in base al profilo dei candidati, al risultato dei
colloqui e ad altri parametri, in modo da ottimizzare il lavoro
di selezione del personale. |
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Organizzazione - Gestione e archiviazione fax,
archiviazione corrispondenza,
gestione messaggi telef.
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Gestione e archiviazione fax: la
segreteria riceve il fax, lo inserisce
su vBOX e lo invia ai destinatari
e agli interessati. Tutti
i fax, ricevuti e inviati, vengono catalogati e salvati in fascicoli per la conservazione e la
successiva consultazione.
Archiviazione corrispondenza in entrata e in uscita: tutte le lettere, email, comunicazioni
sia in entrata che in uscita vengono acquisite e archiviate digitalmente al fine di formare
e alimentare l’archivio elettronico della corrispondenza aziendale.
Gestione dei messaggi telefonici: il centralino (ove presente) o la segreteria possono
utilizzare vBOX per la notifica di chiamate e messaggi telefonici al personale dell’azienda.
La persona che ha ricevuto una telefonata troverà sulla sua casella virtuale una nota
contenente il messaggio lasciato e/o tutti i dettagli per richiamare chi lo ha cercato. |
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Rassegna Stampa - Raccolta e invio della rassegna a
liste di destinatari con controllo di
lettura |
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Raccolta e invio della rassegna
stampa a liste di
destinatari con controllo
di lettura: l’ufficio stampa/comunicazione possono con
vBOX organizzare e archiviare
gli articoli di interesse per argomento/
testata/cliente/fornitore/
anno, etc e inviare in modo
selettivo la rassegna stampa a
destinatari o gruppi di destinatari
predeterminati. Inoltre è possibile
verificare quali articoli sono
stati letti, quali no e quando. |
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