Fatturazione elettronica: 6 aspetti da tenere presente.

Dal 31 marzo 2015 la Fatturazione Elettronica è divenuta obbligatoria per circa due milioni di imprese, dalle grandi multinazionali alle piccole imprese artigiane: dovranno adeguarsi alle nuove regole di fatturazione che implicano l’utilizzo di posta elettronica certificata, firme digitali e conservazione sostitutiva dei documenti.
Credits: fattura-pa.infocamere.it
 
GLI ENTI COINVOLTI
Secondo i dati aggiornati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, il 6 giugno 2014 hanno avviato il circuito di fatturazione elettronica 9.050 enti pubblici della Pubblica amministrazione centrale (ministeri, Presidenza del Consiglio, Agenzie fiscali, Forze di Polizia, ecc). Dal primo aprile 2015 si sono aggiunti altri 12.450 enti (regioni, province, comuni, università, ecc). Complessivamente si parla di 21mila realtà e 46mila uffici.
 
I DESTINATARI DELLA FATTURA ELETTRONICA
Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale e tutte le altre Pubbliche Amministrazioni non potranno accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea oltre a non poter procedere al pagamento dei propri fornitori, neppure parziale, senza linvio del ʹdocumento in forma elettronica.
Di conseguenza, tutte le imprese ed i professionisti sono tenuti a fatturare in modalità elettronica – nel rispetto della normativa tecnica di cui al D.M. n. 55/2013 – nei confronti della P.A..
 
COME EMETTERE FATTURA ELETTRONICA
L’allegato A al D.M. n. 55/2013 dispone che i dati della fattura elettronica devono essere rappresentati in un file .XML non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati, che dovrà essere firmato digitalmente.
Le specifiche tecniche operative sono disponibili sul sito del Sistema di interscambio www.fatturapa.gov.it.
 
La fattura deve rispettare specifici requisiti di contenuto e sintattici affinché possa essere correttamente inoltrata.
 
COME INVIARE LE FATTURE
Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso cinque diversi canali di trasmissione per l’invio dei file:
Il Sistema di Interscambio, una volta ricevuto il file nel formato FatturaPA, effettuerà i controlli sui file ricevuti e procederà all’inoltro all’Amministrazione destinataria della fattura.
 
LA CONSERVAZIONE DELLE FATTURE
Sia i fornitori che le Pubbliche Amministrazioni sono tenuti a conservare le fatture esclusivamente in modalità digitale (Conservazione Sostitutiva).
Il processo di conservazione prevede che la fattura da conservare debba essere indicizzata in modo univoco, andando a confluire in un lotto di conservazione.
Su questo verrà apposta la marca temporale e, successivamente, la firma digitale del responsabile della conservazione.
 
ATTENTI AGLI ERRORI!
A seguito del passaggio obbligatorio alla fattura elettronica l’errore più comune da evitare è quello di insistere una seconda o magari anche una terza volta a inviare la stessa fattura al sistema di interscambio. Se la fattura è stata rifiutata una volta è infatti inutile inviarla di nuovo senza aver prima corretto l'errore!
Il numero di fatture rifiutate dalla sistema di interscambio, innanzitutto, è in calo: dal 40% dei primi giorni al 17% di febbraio, dopo il buon 12% toccato in dicembre. Il dato è dell’Agenzia delle entrate, che fa notare come il 30% degli errori sia dovuto alla nomenclatura del file o al doppio invio di una fattura con lo stesso nome. Un buon 28% è scivolato sul formato, passato a una versione aggiornata proprio a inizio febbraio per adempiere alle novità normative. Il file risulta provvisto di firma digitale non valida nel 7% dei casi, mentre il 5% delle fatture è indirizzato a un mittente (ovvero a un codice destinatario di una Pa) sbagliato. I documenti duplicati, e quindi nulli, sono il 10% e gli errori di battitura nei campi di Iva e committente hanno causato l’8% dei rifiuti. Rimane un 12% di problemi di origine diversa.