L'utilizzo del modulo cartaceo per la raccolta delle informazioni è sempre stato considerato un modus operandi che ha portato ad un valore percentuale di tempo speso in gestioni manuali non più sostenibile.
Parallelamente la tecnologia mette a disposizione soluzioni per rendere interattiva e dinamica la raccolta delle informazioni e automatizzare, in totale sicurezza, i processi generando valore.
Alla fine del 2010 Gruppo COIN ha deciso di acquistare la soluzione Adobe LC (moduli Forms e Reader Extensions) e di avvalersi della consulenza di Make IT per portare avanti un progetto che persegue i seguenti obiettivi:
ridurre gli errori di compilazione attraverso un data entry controllato
precompilare i moduli con le informazioni presenti nei sistemi gestionali aziendali
ridurre il volume della carta circolante tra gli uffici
poter utilizzare la modulistica via web e spedirla via mail
automatizare l'acquisizione dei dati presenti nei moduli ed alimentare sistemi gestionali aziendali
gestire i diritti di utilizzo e proteggere i documenti riservati
poter, ove necessario, firmare digitalmente i documenti
Il passaggio dal processo cartaceo a quello elettronico è stato realizzato utilizzando Adobe LiveClycle e vBOX.
Adobe LC per:
semplificare la compilazione del modulo
validare formalmente il modulo
rendere disponibile il modulo all'ufficio competente a compilazione completata
vBOX viene utilizzato per la gestione dell'archivio documentale e per la gestione dei processi di comunicazione, verifica, approvazione e validazione dei documenti.
Tutte le operazioni vengono ovviamente realizzate via web, tramite accesso autenticato e sicuro e senza nessun tipo di installazione sui client degli utenti.
